Rachunkowość zarządcza w restauracji - nie taka straszna, jak ją malują

W dzisiejszych czasach, kiedy informatyzacja i cyfryzacja na zawsze zmieniają sposób funkcjonowania poszczególnych dziedzin życia, otwiera się przed nami dużo nowych możliwości, które te zmiany za sobą niosą. Dzięki temu, że każdy lokal gastronomiczny wyposażony jest w komputer, arkusz kalkulacyjny, dostęp do szybkiego internetu oraz mniej czy bardziej zaawansowany system sprzedażowy POS, jesteśmy w stanie zbierać bardzo cenne dane, z czego często nie zdajemy sobie sprawy. Same dane to oczywiście nie wszystko. Bardzo ważnym krokiem prowadzącym do sukcesu jest to, aby zebrane informacje umieć odpowiednio obrobić i przetworzyć, najlepiej do formy przystępnych raportów. Oczywiście nie każdy, kto prowadzi swój biznes gastronomiczny, musi posiadać umiejętności w zakresie obróbki danych. W takim wypadku warto zastanowić się nad zleceniem tych działań firmie zewnętrznej. Posiadając gotowe zestawienia, pozostają nam już tylko ich analiza, ocena i wdrożenie ewentualnych zmian w obszarach, które mogą tego wymagać.

Po co liczyć w restauracji?

Wszystkie przedsiębiorstwa, które chcą odnosić sukcesy w swoim sektorze, muszą prowadzić analizę najważniejszych obszarów swojej działalności opartą na aktualnych danych. Dzięki temu są w stanie szybko reagować na zmieniające się warunki oraz lokalizować, oceniać i eliminować pojawiające się zagrożenia. Ponadto działania te pozwalają kadrze zarządzającej podejmować kluczowe decyzje dotyczące rozwoju. To czyni je konkurencyjnymi i pozwala przetrwać na rynku. Nie inaczej sytuacja ma się w branży gastronomicznej. Przedsiębiorstwa w niej działające, tak samo jak wszystkie inne, ponoszą koszty stałe i zmienne, generują przychody ze sprzedaży, płacą podatki, a także walczą z konkurencją o klienta, dzięki któremu będą w stanie się utrzymać i generować zysk. Według raportów na temat rynku gastronomicznego w Polsce za 2016 r., liczba przedsiębiorstw w branży wyniosła ok. 68 tys. firm i wykazała wzrost do roku poprzedniego o ok. 2%. Jak więc można zauważyć, konkurencja na rynku jest duża i sektor ten cały czas się rozwija. Dlatego też trzeba wykorzystywać wszystkie szanse, które mogą dać nam przewagę. Jedną z nich na pewno jest rachunkowość zarządcza. Dzięki prostym działaniom, wymagającym niewielkich nakładów pracy i czasu, jesteśmy w stanie zdobyć informacje, które pozwolą nam uzyskać dokładny obraz aktualnej sytuacji we wszystkich obszarach działalności restauracji, których wachlarz jest naprawdę szeroki.

Podstawowe obszary, które należy badać. I jak to robić?

Restauracja to bardzo złożona machina, której poprawne funkcjonowanie zależy od dobrej kondycji i współpracy wielu mniejszych kół zębatych. Niestety, bez danych oraz odpowiednich narzędzi nie jesteśmy w stanie ocenić, jak wydajne jest każde z nich, co prowadzi do sytuacji, w których wyniki finansowe osiągane przez restaurację są niesatysfakcjonujące, ale nie wiadomo, co jest tego przyczyną. Oczywiście, istnieją restauracje prowadzone w starym stylu, gdzie wyczucie i doświadczenie właściciela i szefa kuchni pozawalają im zarabiać. Może się jednak szybko okazać, że konkurencja, która nigdy nie śpi, dzięki stosowaniu rachunkowości zarządczej szybko osiągnie przewagę.

Większość restauracji działa według podobnego schematu, a co za tym idzie – kluczowe obszary ich działalności są zbliżone. Jedną z głównych sfer, na której powinniśmy się skupić, jest surowiec. Analiza cen, ilości oraz wartości zakupionych surowców powinna być działaniem koniecznym, realizowanym cyklicznie. Powinna być ona prowadzona w formie zestawienia, które dokładnie pokaże nam, ile, o jakiej wartości i po jakiej cenie kupiliśmy poszczególnych surowców w danym okresie. Listę tych surowców powinniśmy wysortować od tych, na które wydaliśmy najwięcej, do tych, na które wydaliśmy najmniej. Pozwoli nam to określić, które z nich są dla nas kluczowe. Pojęcie surowców kluczowych jest bardzo istotne, gdyż to od nich w głównej mierze zależeć będą nasze koszty ponoszone z tytułu zakupu towaru oraz osiągany przez nas wskaźnik food cost. Negocjacja oraz kontrola poziomu cen właśnie tych surowców przyniosą najbardziej odczuwalne efekty w postaci ograniczenia kosztów. W większości restauracji w zakresie surowców zastosowanie znajduje zasada Pareta. Zgodnie z nią 80% zasobów generowanych jest przez 20% obiektów. Również w przypadku zakupu surowców będziemy mogli zauważyć, że ok. 80% całkowitej wartości, jaka wydawana jest na ich zakup, generowana jest przez ok. 20% wszystkich surowców, jakie są kupowane. To właśnie na nich powinniśmy się skupić. Bardzo istotna w kontekście zakupu surowców jest średnioważona cena surowca. Dzięki zastosowaniu tego typu ceny największe znaczenie będą miały dla nas tylko kluczowe zakupy u kluczowych dostawców. Obliczenie jej jest bardzo proste. Wystarczy całkowitą wartość wydaną na zakup danego surowca podzielić przez jego całkowitą ilość. W ten sposób możemy porównywać ze sobą ceny osiągane w poszczególnych okresach, mimo występowania niestandardowych, pojedynczych zakupów na dany surowiec, które w każdej kuchni się zdarzają.

Następny element, na którym powinniśmy się skupić, to przywołany już food cost, czyli stosunek kosztu surowca do ceny sprzedaży produktu. Pojęcie to może być rozpatrywane dwojako: jako wskaźnik osiągany na poszczególnych daniach indywidualnie, tzw. plate cost, lub jako food cost ogólny osiągany na łącznej sprzedaży wszystkich produktów. Pierwszy typ jest prostszy do policzenia, gdyż wystarczy, że podzielimy koszt, jaki ponosimy z tytułu wytworzenia produktu, przez cenę jego...