Jak przygotować się do realizacji eventu, czyli diabeł tkwi w szczegółach

Nowy rok to plany, zmiany i oczekiwania… Branża przygotowuje się do nowego sezonu konferencyjnego, co nie znaczy, że w hotelach w tej chwili panuje marazm. Kto odważny, robi bale karnawałowe, realizuje studniówki i oczywiście rozpoczyna sezon ferii zimowych. My jednak skoncentrujemy się na kolejnym zagadnieniu eventowym.

2018-12-19 14:07:29

Znajomość klienta i przygotowywanie oferty to bardzo istotnw kwestie związane z pozyskaniem kontraktu na realizację wydarzenia. I kiedy umowę mamy w rękach, możemy się cieszyć, że kolejny klient zaufał nam, ale nie oznacza to, że możemy odtrąbić zwycięstwo. To właśnie w tym momencie rusza najbardziej istotny etap, a mianowicie przygotowanie do realizacji imprezy.  To jakość realizacji wydarzenia będzie świadczyła o naszym sukcesie lub porażce.

Komunikacja

Jak do realizacji się przygotować? Podstawą sprawnej organizacji eventu jest komunikacja. Tak naprawdę to wszystko od niej się zaczyna i na niej kończy. Mam tu na myśli sprawnie działające procedury przepływu informacji pomiędzy działami oraz automatyzację przygotowywania dokumentów realizacyjnych. Nie chodzi mi o latanie co chwilę do szefa kuchni z nowymi nowinkami w sprawie zmiany menu czy zasypywanie działu technicznego stosem żółtych karteczek. Zbyt duża ilość informacji z pozoru bardzo istotnych przekazywana natychmiast, tu i teraz, aby nikt o niczym nie zapomniał, często działa odwrotnie. Szum komunikacyjny powoduje zgubienie naprawdę istotnych dla realizacji informacji. Wprowadza to chaos. Jak temu zaradzić?

Sposób jest prosty i wiem to z doświadczenia. Wystarczy umiejętnie dzielić się informacjami, a  przede wszystkim wiedzieć, gdzie te dane przechowywać i jak je znaleźć. Dlatego postawię dość śmiałą tezę. Według mnie pracownik zajmujący się ustalaniem szczegółów z klientem nie jest osobą niezbędną podczas trwania eventu. Opiekun oczywiście być musi, aby klient czuł się komfortowo, jednak wcale nie musi być to osoba z działu sprzedaży, wystarczy, aby miał dostęp do niezbędnych informacji o imprezie.

Komunikacja w dziale sprzedaży polega na tym, aby dzielić się w sposób umiejętny informacjami ze wszystkimi osobami zaangażowanymi w realizację. Do tego bardzo pomocne są narzędzia wspomagające koordynację pracy pomiędzy działami. Przeanalizujmy więc realizację krok po kroku.

  1. Pracownik działu sprzedaży zakończył z sukcesem etap negocjacji z klientem i podpisał umowę na realizacji wydarzenia.
  2. Na podstawie kalkulacji doprecyzowuje z klientem szczegóły, np. menu, ustawienie sali, harmonogram godzinowy wydarzenia i przygotowuje wewnętrzną agendę realizacji. Nazywamy to specyfikacją. Optymalnie jest, gdy specyfikacja generowana jest automatycznie na postawie kalkulacji, czyli szczegółowych ustaleń z klientem. Dzięki temu unikamy marnowania czasu na przepisywanie dokumentów, poza tym nie mamy stresu, że popełnimy w którymś miejscu błąd, np. omsknie nam się palec na klawiaturze przy podaniu godziny.
  3. Oczywiście dopisujemy do specyfikacji dodatkowe informacje, np. gdy klientowi zależy, aby dodatkowy stół ustawiony był na lewo od wejścia, a lunch serwowany dokładnie w punkt itd. Czy dostrzegacie różnicę? Nie ma latania z karteczkami, te informacje trafiają do jednego miejsca. Nie znajdują się wyłącznie w głowie osoby z działu sprzedaży. Zostają przelane do dokumentu, do którego ZAWSZE możemy zajrzeć, zwłaszcza wtedy, kiedy wersja papierowa gdzieś wyparowała.
  4. Przekazujemy specyfikację do działów realizujących wydarzenie: gastronomicznego, technicznego, recepcyjnego. Ponieważ jak wiemy diabeł tkwi w szczegółach, często wprowadzamy w tych dokumentach wiele zmian. Ważne, aby każdy dokument miał datę modyfikacji, aby było wiadomo, który z nich jest aktualny. Pracując na programie do zarządzania eventami, system wysyła do użytkownika powiadomienie o dokonanej zmianie w wydarzeniu. Dzięki temu osoby zaangażowane w realizację są zawsze na bieżąco. Jeśli pojawiają się pytania szczegółowe, wiedzą, kogo pytać, bo przy zapisie zmian system podaje informacje, kto podał konkretną informację i o której godzinie.
  5. Bardzo istotne jest przygotowywanie harmonogramów imprez, które stanowią zestawienie wydarzeń realizowanych w danym okresie, np. na kolejny tydzień. Dobrze, gdy zestawienia przygotowywane są indywidualnie, w zależności od tego, do jakiego działu w hotelu trafiają. I teraz najważniejsze. Wspaniale, gdy te zestawienia robią się same, czyli wracamy do narzędzi automatyzacji procesów realizacyjnych.

Przy wprowadzeniu procedur przepływu informacji, najlepiej opartych na systemach operacyjnych, dostęp do informacji uprawnionych użytkowników jest drogą do sukcesu podczas realizacji wydarzenia. Świadome zarządzanie informacją, współodpowiedzialność za jakość przekazywanych danych oraz ich transparentność zdecydowanie ułatwiają współpracę między działami.

Koszty

Kolejna ważna kwestia to koszty, które ponosimy podczas produkcji imprezy. Jeśli znamy koszty startowe, na postawie których zostały opracowane ceny sprzedażowe, nie mamy stresu, przygotowując się do realizacji wydarzenia. Pracując na systemach, w których mamy te wartości sparametryzowane, możemy otrzymać specyfikację wydarzenia od razu z uwzględnieniem założonych kosztów realizacyjnych. Wiadomo, że ten temat jest najbardziej drażliwy w zarządzaniu gastronomią, gdzie większość hoteli nie ma założonych kosztów startowych przy realizacji menu na konkretnym wydarzeniu.

Często okazuje się post factum, że do danej imprezy po prostu dołożyliśmy lub co gorsza pozostajemy w błogiej nieświadomości na zawsze. Skoro sprzedajemy dane menu za cenę X, to aby ta cena ujrzała światło dzienne, MUSI zostać skalkulowana o koszty (recepturę) poszczególnych dań. Nie ma innej opcji, jak: koszt netto + marża = cena sprzedażowa netto. Dzięki takiemu podejściu już na wstępie, jeszcze przed realizacją, wiemy, ile to wydarzenie będzie nas kosztować i szef kuchni ma świadomość, w jakim budżecie musi się zmieścić. Oczywiście istnieje świat idealny, kiedy szef kuchni po realizacji wydarzenia przychodzi do nas i mówi, ze wprawdzie miał do wydania Y, ale udało mu się zaoszczędzić… Ale to już inna historia.

Podsumowując, jeśli kalkulacje będą tworzone w oparciu o koszty startowe, a działania przygotowywania wydarzenia zautomatyzujemy, najlepiej w oparciu o określone procedury i system, to sukces realizacyjny mamy praktycznie w kieszeni.

ZNAJDŹ NAS: